Приложение №7

Примерная должностная инструкция секретаря-референта

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись, инициалы, фамилия

Дата

Должностная инструкция секретаря-референта

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом руководителя организации.

1.2. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно руководителю организации.

1.4. Основной задачей секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами Российской Федерации; уставом организации; положением о функциональных службах предприятия; распорядительными документами руководителя организации; нормативно-методическими материалами по ДОУ; настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

перспективы развития организации; вопросы организации работы с документами, составления документации; организацию управленческого труда; теорию и практику применения средств компьютерной и организационной техники; иностранный язык; культуру труда, основы делового протокола и служебной этики; основы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. Должностные обязанности

2.1. Организационно-техническое обеспечение административнораспорядительной деятельности руководителя организации; обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующих эффективной работе руководителя.

2.2. Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы.

2.3. Ведение делопроизводства с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации.

2.4. Контроль за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, передаваемых руководителю на подпись.

2.5. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и своевременная сдача в архив.

2.6. Проверка правильности оформления проектов документов.

2.7. Печатание по указанию руководителя служебных материалов необходимых для его работы, или ввод текущей информации в базу данных.

2.8. Контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

2.9. Ведение регистрационно-контрольной картотеки.

2.10. Качественное редактирование документов.

2.11. Составление по поручению руководителя писем, запросов, подготовка ответов на письма.

2.12. Организация проведения телефонных переговоров руководителя, прием и передача информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограмм.

2.13. Копирование документов с использованием множительной техники.

2.14. Работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

2.15. Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

2.16. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Запрашивать от структурных подразделений необходимые материалы и объяснения о причинах задержки исполнения документов и поручений руководства.

3.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их оформления.

3.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения компьютерной техники.

3.6. Работать с конфиденциальными документами.

3.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.8. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) организации по вопросам документационного обеспечения.

4. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность:

4.1. За качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

4.2. За регистрацию и контроль исполнения документов.

4.3. За сохранность документации.

4.4. За сохранение коммерческой тайны организации.

4.5. За неисполнение или несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.

Делопроизводство. Сайт о делопроизводстве