Как нужно правильно хранить документы, чтобы всегда иметь к ним доступ и застраховать их от возможной порчи, потери или уничтожения. Сначала необходимо сделать оценку ценности документов. И понять, что нужно отправить на государственное хранение, а что нужно хранить на своем предприятии. И какое время
Благодаря работе организаций, компаний и учреждений создаются документы, имеющие различное налоговое, юридическое, научное и практическое значение. Некоторые из них содержат информацию, которая нужна только для решения конкретной проблемы или поставленной задачи. После использования этих документов они теряют ценность и их можно уничтожить, если только законодательство не требует их хранить. Но есть такие документы, которые имеют юридическую силу много лет и вообще приобретают большую ценность, которая очевидна в случае их утраты.
Такие документы хранят особенно. Вообще практика показывает, что лучше всего использовать для хранения ценных документов специальный металлический шкаф на два отделения, которые сохранят документы даже в случае пожара.
Следует знать что к иным документам применяются особенные требования к хранению. И в этом случае не каждый шкаф вам подойдет. Следует обратиться к справочнику нормативных требований, чтобы понять какие именно требования выдвигаются к месту хранения, и предлагает ли выбранный вами производитель металлических шкафов необходимое оборудование. Также это будет влиять на возможность долго и надежно сохранить особо ценную документацию или документы, к которым выдвигаются особенные требовани к хранению.
Докумнеты могут храниться:
Как правило первые две группы хранятся в архивах и используются для справочного пользования и постоянно перемещаются от места работы сотрудника до архива.
Сроки хранения документов не изменяются от того созданы они на бумаги или электронном носителе. Все определяется самой информацией и требованиями нормативных актов. Как правило форма документов определяет долговременность возможности их использовать. Бумажные документы изнашиваются, электронными можно пользоваться вечно. Поэтому в случае экспертизы важно определить, какие из исследуемых документов и в какой форме смогут полностью без потерь отдавать имеющуюся в них информацию и обеспечить ей заинтересованные организации, будь то государственные органы, научные учреждения или отделы статистики. Для временных документов заранее определяют, в течение какого времени они могут понадобиться.
Задачи предварительной оценки (экспертизы) ценности документов в следующем:
Такие действия составляют так называемую экспертизу ценности документов, которая обязательно проводится по требованиям делопроизводства в учреждениях любой формы собственности, архивах, хранилищах документов.
При организации и проверке осуществления делопроизводства экспертиза ценности документов проводится:
В первую очередь делопроизводитель должен сразу определить срок хранения документов на этапе составления номенклатуры. Делается первичная оценка важности исследуемых документов, проверяется правильность соотнесения к определенным группам, к которым выставлены требования по сроку или форме хранения.
Очень хорошим помощником на этом этапе являются типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Потому как деражть в памяти множество сроков очень трудно. Логично обратиться к справочнику. По типовому перечню устанавливаются сроки хранения или выявляется возможность уничтожить те или иные документы, потерявшие свою практическую ценность. Такие перечни являются сборниками нормативных и методических пояснений, касающихся определенной отрасли делопроизводства. При проведении экспертизы ценности документов любая организация, фирма или сотрудники гос учреждение могут пользоваться такими типовыми перечнями. Существуют отдельные внутри ведомственные пособия и перечни, которые определяют состав документов и сроки их хранения для конкретной отрасли деятельности, например существуют типовые перечни, предназначенные для образовательных учреждений, отделов здравоохранения, производства оружия и других. Но в ряде случаев нужно дополнительное изучение документов на предмет наличия в содержании данных, к которым выдвинуты особенные требования для продолжительности хранения.
Ежегодно в делопроизводстве многих учреждений делают сортировку и направление документов на постоянное или временное хранение в архив, либо на уничтожение. Этот отбор делается делопроизводителями, специально поставленными под руководством сотрудников предназначенного архива организации. Этот комплекс мероприятий предполагает анализ содержания исследуемых документов, содержащихся в деле, исследование и определение их практической ценности, культурной или научной. И определение соответствующего срока хранения. Совершенно недопустимо определять сроки хранения документов только по имеющимся заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенные требования выдвинуты к хранению документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Поэтому их отбор осуществляется с особенным вниманием, даже с применением полистного просмотра. Иначе легко можно пропустить ошибки, допущенные при составлении дел. И спутать документы постоянного срока хранения с прочими не очень важными документами, не требующими таких сроков.
Полистно просматриваются дела в обязательном порядке, где есть специальная отметка «ЭПК». Потому что в их составе нередко встречаются документы, подлежащие постоянному хранению. Такие дела перешиваются и формируются раздельные дела, имеющие ограниченный и постоянный сроки хранения. Иногда их можно присоединить к сформированным делам с однородными документами для экономии времени и места. Затем уточняются сроки хранения документов по типовым перечням. Окончательное решение, которое определяет сроки хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает специальный эксперт или назначенная комиссия архива.
Что происходит в процессе экспертизы документов:
После проведения экспертизы ценности документов определяются 4 группы документов:
В современных условиях помимо документов на бумаге производятся документы в электронной форме. Экспертиза ценности электронных документов (ЭД) проводится сформированной на предприятии экспертной комиссией, которая сравнивает их с документацией на обычных (бумажных) носителях. Здесь используется такая же комплексная система определения критериев ценности документов. Т.е. важны значимость и полнота информации, отсеивание дублей. Но есть существенное отличие. Определение возможности и сроков хранения документов в электронной форме отличается. Учитываются завершенность процесса создания (базы данных), цена переформатирования в другой формат, наличие законных ограничений на передачу ЭД на хранение, наличие сопроводительной документации, соответствие типов оборудования для использования ЭД, затраты на обеспечение безопасности храненя. По этой причине большинство документов длительного или постоянного сроков хранения направляются в архивы и хранилища организаций в обычной бумажной форме.
После экспертизы определения ценности документов составляется документы:
После составления списка дела передаются в архивы по требованию норм закона. Документы временного, до 10 лет, хранения могут храниться в службе документационного обеспечения организации, либо в непосредственно в структурных подразделениях и по истечении срока хранения быть уничтоженными в установленном порядке.
Все составлелнные списки и описи утверждаются руководителем учреждения. Дополнительно описи дел для постоянного хранения утверждаются экспертной комиссией архива, списки дел по личному составу просто согласовываются.
Одновременно со списками направленных дел экспертная комиссия рассматривает акты о направлении на уничтожение дел, у которых истек срок хранения. Уничтожать дела можно только после того, будет утверждена опись дел постоянного хранения.