Приложение №2

Примерное положение о руководителе службы делопроизводства

 

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

подпись, инициалы, фамилия

Дата

ПОЛОЖЕНИЕ о руководителе службы делопроизводства 1. Общие положения

1.1. Руководитель службы делопроизводства относится к категории руководителей, назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

1.2. На должность руководителя службы делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее трех лет.

1.3. Руководитель службы делопроизводства подчиняется руководителю организации.

1.4. Во время отсутствия руководителя службы делопроизводства (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель (присутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.5. Руководитель службы делопроизводства в своей деятельности руководствуется следующими организационно-правовыми документами:

положением о службе делопроизводства; инструкцией по делопроизводства; настоящим Положением.

1.6. Руководитель службы делопроизводства должен знать:

законодательство Российской Федерации, нормативные и методические документы, касающиеся организации делопроизводства; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; компьютерную и оргтехнику; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.7. Руководитель службы делопроизводства осуществляет руководство работниками службы делопроизводства.

2. Должностные обязанности

Руководитель службы делопроизводства обязан:

2.1. Организовывать работу отдела делопроизводства.

2.2. Обеспечивать своевременную и грамотную разработку инструкции по делопроизводства и ее внедрение.

2.3. Обеспечивать своевременную обработку поступающих и отправляемых документов.

2.4. Обеспечивать правильное оформление документов.

2.5. Осуществлять контроль сроков исполнения документов.

2.6. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документотекущего делопроизводства, по формированию дел и их сдаче в архив, включая методическое руководство.

2.7. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми нормативно-методическими и справочными материалами, а также оргтехникой и другими техническими средствами.

2.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, обеспечивать их организационно-техническое обслуживание.

2.9. Обеспечивать режим доступа к документам, содержащим служебную и коммерческую тайну, участвовать в разработке инструкции по работе с конфиденциальными документами.

2.10. Принимать участие в разработке и внедрении электронного документооборота и других современных технологий в работе с документами.

2.11. Разрабатывать и организовывать осуществление мероприятий по улучшению деятельности службы делопроизводства.

3. Права

Руководитель службы делопроизводства имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей организации и структурных подразделений организации предложения по улучшению форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения инструкции по делопроизводства и иных установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью службы делопроизводства.

3.5. Осуществлять проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях организации.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками службы делопроизводства; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение руководителя организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

с руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний службы делопроизводства, подготовки и представления необходимых документов; с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; с административно-хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами; с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела; с отделом информационных технологий — по вопросам внедрения новых технологий работы с документами.

4. Ответственность

Руководитель службы делопроизводства несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих обязанностей.

4.2. За причинение материального ущерба организации в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Источник: funnycong.ru